Im Kaffeehaus kollidiert hohe Schlagzahl mit strenger Belegdisziplin – jede Lücke im Protokoll wird bei der nächsten Kassennachschau zum Haftungsrisiko.
Buchhaltung ist hier ein Handwerk
Buchhaltung in der Gastronomie ist kein Quartalsevent, sondern tägliche Prozesshygiene. Wer den Kassenabschluss schleifen lässt, verliert bei Samstags-Stornos oder komplexen Bewirtungsbelegen sofort die Dokumentationshoheit. Ein Prüfer sieht im Z-Bon sofort, ob Korrekturbuchungen erst Tage später “glattgezogen” wurden. Das Ziel ist nicht die perfekte Bilanz am Jahresende, sondern die lückenlose Verfahrensdokumentation im laufenden Betrieb, damit eine unangekündigte Kassennachschau nicht zur Schätzungsgrundlage wird.
Manche schwören auf pauschale Wareneinsatzquoten, aber in der Praxis führt das oft zu gefährlichen Fehlkalkulationen.
- Tagesabschluss ablegen (Z-Bon, Bericht, Belege)
- Bar, Karte und Trinkgeld getrennt führen
- Lieferantenrechnungen nicht liegen lassen
Lesen Sie hier mehr über neue Veränderungen in der Buchhaltung in Deutschland: https://buchhaltungs-leitfaden.de/.
Umsatzsteuer-Splitting im Kaffeehaus-Alltag
Stand 2026 gilt im Kern: Getränke laufen mit 19 %, Speisen im In-Haus-Verzehr ebenfalls mit 19 %. Speisen zum Mitnehmen liegen bei 7 %. Knifflig wird es bei Deals: „Kaffee + Brötchen“ braucht eine Aufteilung, sonst stimmt weder Steuer noch Marge.
| Beispiel | USt | Praxisnotiz |
|---|---|---|
| Espresso, Cappuccino, Tee | 19 % | Getränke bleiben Regelsatz |
| Kuchen am Tisch | 19 % | Vor Ort = In-Haus-Verzehr |
| Sandwich to go | 7 % | Speise außer Haus |
| Bundle (Kaffee + Brötchen) | geteilt | Preis auf 19 % / 7 % splitten |
Heikel ist selten die Theorie, sondern der Artikelstamm: ein falscher Button, und die SKU-Logik zieht dich in eine Richtung, die du nie wolltest.
TSE-Rezertifizierung und GoBD-Revision 2026
Elektronische Kassensysteme müssen gemäß § 146a AO über eine zertifizierte TSE verfügen; zudem gilt die Belegausgabepflicht auch bei Kleinstbeträgen.
GoBD-Konformität bedeutet hier: digitale Unterlagen müssen revisionssicher, unveränderbar und jederzeit auffindbar sein. Bei einer Kassennachschau ist die proaktive Vorlage der Verfahrensdokumentation entscheidend – wer erst erklären muss, hat meist schon verloren.
Nebenbei: DSFinV-K-Export.
Da die meisten TSE-Module aus dem ersten Rollout 2020/2021 eine Laufzeit von fünf Jahren haben, ist 2026 das kritische Jahr für Hardware-Erneuerungen, um eine formelle Verwerfung der Buchführung zu verhindern.
Trinkgeld, Personal und Waren – drei typische Stolpersteine
Trinkgeld direkt an das Team ist meist steuer- und sozialversicherungsfrei; beim Inhaber, der selbst bedient, wird es hingegen als steuerpflichtige Betriebseinnahme gewertet. Bei Kartenzahlungen ist ein separater Ausweis zwingend erforderlich, da eine Vermischung im Journal bei einer Betriebsprüfung zur sofortigen Annahme von ungeklärten Erlösen führt.
Bei Minijobs zählt Kontrolle: Grenze (an den Mindestlohn gekoppelt) im Blick behalten und Zeiten digital erfassen.
- Zeiten erfassen, bevor du sie vergisst
- Lohnlauf mit Dienstplan abgleichen
- Auszahlungen dokumentieren
Waren sind vergänglich: Schwund (abgelaufene Milch, übrig gebliebene Torte) dokumentieren, sonst unterstellt man dir bei der Prüfung gern „unregistrierte Verkäufe“. Eigenverbrauch ist als unentgeltliche Wertabgabe zu buchen, auch wenn’s nur ein schneller Bissen ist.
Kurzer Satz: Wenn der Wareneinsatz „zu gut“ aussieht, stimmt oft etwas nicht.
Wenn das Kaffeehaus eine Konditorei hat
Mit Backstube wird es zweigleisig: Produktionskosten (Mehl, Eier, Energie, Ofenzeit) getrennt von Servicekosten erfassen, sonst wirkt die Marge stabil, bis sie es nicht mehr ist. Funktioniert.
30 Jahre alt, gebürtig aus Cuxhaven und bekennender Kaffeejunkie :-). Viel Spaß beim Stöbern!
